Wie Fixkostenreduzierer® Vertrieb und Abwicklung automatisiert

4. November 2026 · 5 Minuten Lesezeit

Bei Fixkostenreduzierer® übernimmt ein eigenes CRM wiederkehrende Schritte in Vertrieb und Abwicklung, etwa Erinnerungen an Fristen und interne Überleitungen von Fällen an Fachleute. Nach Angaben von Gründer Dominik Kop liefen die wesentlichen Abläufe nach rund sieben Jahren Aufbau automatisiert. Gespräche und fachliche Prüfungen führen weiterhin Menschen.

Vor der Automatisierung kam die Arbeitsteilung

Weil Fixkostenreduzierer® Strom, Gas, Telekommunikation und Rückerstattungen unter einem Dach anbot, sprachen manche von einem „Bauchladen“. Dominik Kop sah darin ein echtes Organisationsproblem. Hängen Kundengewinnung, Unterlagen, Vergleiche und Rückfragen an einer Person, wird jeder neue Kunde zu einem weiteren offenen Vorgang. Er baute deshalb zuerst ein Backoffice mit klaren Zuständigkeiten auf, das eigene CRM folgte später.

Heute verteilt sich die Arbeit auf vier Rollen. Der Setter sorgt dafür, dass der erste Termin einen klaren Zweck hat. Der Analyst macht aus Angaben und Unterlagen eine nachvollziehbare Ausgangslage. Der Closer führt die vorbereitete Beratung im Rahmen seiner Befugnisse weiter, und der Manager begleitet Menschen und Abläufe.

„Die Bezeichnungen sind schnell gelernt. Die Qualität entsteht an ihren Übergängen.“

Dominik Kop, „Der Fixkostenreduzierer“, Kapitel 16

Persönliche Links ordnen Anfragen zu

Anfragen kommen über Landingpages, zu denen Kampagnen und Empfehlungen führen. Eine Landingpage konzentriert sich auf ein Thema, etwa die Prüfung laufender Kosten, und zeigt den nächsten Schritt. Über individuelle Links lassen sich Anfragen zuordnen. Ein zufriedener Kunde kann einen solchen Link per WhatsApp an Bekannte schicken, und der Empfänger entscheidet selbst, ob er anfragt. Kop zieht diesen Weg dem Einsammeln fremder Kontaktdaten ohne Einverständnis vor, weil der Interessent die Kontrolle über den ersten Schritt behält.

Eine Kampagne wird am betreuten Kunden gemessen

Zur Zeit der früheren GIS-Gebühr kostete eine Anfrage nach Kops Erfahrung rund 50 Cent an Werbung. Der Preis pro Anfrage sagt allein aber wenig. Im Buch rechnet er eine bewusst vereinfachte Kampagne vor. Für 300 Euro entstehen 100 Anfragen, 60 Personen sind erreichbar, 30 nehmen einen Termin wahr, und zwölf werden betreute Kunden. Das ergibt drei Euro pro Anfrage und 25 Euro pro Kunde. Werden aus derselben Summe nur drei Kunden, steigen die Werbekosten auf 100 Euro pro Kunde. Kop misst Kampagnen deshalb an Erreichbarkeit, passenden Anliegen, wahrgenommenen Terminen und tatsächlichen Ergebnissen.

Das CRM hält fest, was die nächste Person wissen muss

Im eigenen CRM werden Informationen und Bearbeitungsschritte zusammengeführt. Teile der Analyse sind automatisiert, ebenso interne Überleitungen, auch bei Gebührenfällen. Das Backoffice unterstützt bei der Ausarbeitung und nimmt dem Vertrieb zahlreiche Aufgaben ab.

Ob das funktioniert, entscheidet sich bei der Übergabe. Kop stellt im Buch zwei Notizen gegenüber. „Kunde interessiert, bitte melden“ reicht nicht. „Jahresrechnung vorhanden; aktueller Tarif fehlt; Rückruf am Mittwoch vereinbart“ lässt eine andere Person ohne Vermutungen weiterarbeiten. Bearbeitungsstand im CRM und Unterlagen sollen denselben Vorgang beschreiben.

Nach dem Wechsel erinnert das System an Rabatte und Fristen

Mit Kundinnen und Kunden können Betreuungsvereinbarungen über bis zu fünf Jahre bestehen. In diesem Rahmen werden Tarife regelmäßig erneut geprüft und sinnvolle Wechsel unterstützt. Ein befristeter Rabatt bekommt ein Datum, damit die Erinnerung rechtzeitig vor seinem Ende kommt. Automatisiert sind auch Dokumente und Provisionsläufe, dazu kommen ein Kundenportal und die digitale Unterschrift.

Was automatisch ausgeführt werden darf, bestimmen Vollmacht und Freigabe des Kunden im Rahmen der Vertragsbedingungen. Nach einer Änderung wird mit der nächsten Jahresabrechnung geprüft, ob die erwartete Wirkung eingetreten ist.

Genauigkeit bleibt Aufgabe der Menschen

„Ein System kann einen fehlenden Vertrag markieren. Es kann ihn nicht durch eine gute Vermutung ersetzen.“

Dominik Kop, „Der Fixkostenreduzierer“, Kapitel 16

Die Automatisierung verlangt deshalb Sorgfalt von den Menschen, die mit ihr arbeiten. Wer eine Zahl einträgt, soll wissen, woher sie kommt. Eine offene Frage wird gekennzeichnet und an die passende Person übergeben. Der Kunde erlebt dabei keine Softwarearchitektur. Er merkt, ob sein Anliegen vorankommt und ob er seine Geschichte bei jedem Kontakt neu erzählen muss.

Für neue Partnerinnen und Partner ist dieser Unterbau der praktische Vorteil. Sie greifen auf Technik und Backoffice zurück, die bereits laufen, und müssen den organisatorischen Weg nicht allein erfinden. Wie der Einstieg abläuft, beschreibt der Beitrag Karriere im Vertrieb. Die Leistungen für Haushalte stehen auf der Seite Fixkostenreduzierer®, die Hintergründe im Buch, das als PDF zum Herunterladen bereitliegt.